無駄な仕事を頼まれて腹が立つ

会社の仕事の愚痴です。

うちの会社はあるシステムを使っていて、そのシステムで売上等の管理をしている。
売上の実績、予算比や前年比をシステムの画面で見ることができる。プリントアウトもできる。そのシステムは、ほぼ全社員のPCからアクセスすることができる。

社内の会議資料や上の人への報告資料は、システムの数値をエクセルに入力して作成している。この作業が無駄な作業だなと私は思う。わざわざエクセルに打ちかえなくても、システムの画面を見ればそれでことは足りる。システム上の数値を拾って、エクセルに入力するのはかなりの手間だ。そんなことをせずに、みんながシステムの画面を見ればそれでわかるのだから、それで充分でエクセルの資料なんかいらないと思う。

画面を見ればわかるものを、わざわざ入力しなおして、罫線等を整えて、何十枚もプリントして折り込んでサイズを整えたりする。凄い無駄な作業だと思う。しかも、「〇〇取締役はあの縦長の資料が好きだから」とか「●●部長には売上だけ抜粋した資料を」というように、人のよって個別に資料を作らなくてはならない。同じような資料を複数作らなくてはいけなくて、これがもの凄く手間。

そして、これが本当に毎度馬鹿らしいと思うのだが、システムの数値をエクセルに打ち込んでいる間に、誰かがシステムに入力してシステムの数値が変わってしまい、「エクセルの資料とシステムの数値が違うじゃないか」なんてことがよくある。その度に複数のエクセル資料を作り直してプリントしなおして差替え。自分が悪いわけじゃないのに、「すいません、差替えです」などと謝らなくてはならない。こんなことを毎月やっている。凄く無駄でもったいないと思う。各自が画面を見ればすべてリアルタイムのデータが見れるのに。

何度もそのような提案をしたことがあるのだが、上の人は「エクセルの資料の方が見やすいから作ってくれ」という。まあ、確かにそうかもしれないが、システムの画面を見ることにも慣れる努力をしなくてはいけないのではないかと思う。そして、自分が見やすい資料が欲しいのなら、自分で気がすむまで作ってくれないかなと思う。正直、私には二度手間で無駄な作業に感じられて、その仕事をしている時は、なんでこんなことをやらなきゃいけないんだといつもイライラしてしまう。
時間に余裕のある時ならまだいい。これも仕事だと自分に言い聞かせて渋々やる。だけど、時間に余裕のない時、緊急の仕事がたくさんある時に、「エクセルの資料、まだ？」などと言われると、「画面見ろ！」と言いたくなる。特に今は勤務できる時間が限られていて、もの凄く忙しくて効率的に仕事をやることを考えなきゃいけないのに、今までと同じように何も考えず、まったく変わろうとしない人がいると腹が立ってしまう。そしてそういう人は自分で完結してくれればいいのだが、人を巻き込む。人を巻き込まないで自分でやってほしい。

こんなことでいいのかな、と思う。猫に小判というか、高いシステムを導入して、便利な機能があっても使う側がそのシステムに慣れる努力をしないと無意味だ。まあそれは全てのことに関していえるな。その辺の意識改革をどうするかが課題だと思う。
まあ、私もこんなことを書きながら偉そうなことは言えない。知らないことがたくさんあるし、頭が固い部分があると思うので、反面教師にして仕事に取り組みたいと思う。